Wykazanie umocowania do złożenia oferty często wymaga posłużenia się pełnomocnictwem. W dobie elektronizacji zamówień publicznych rodzi się wiele wątpliwości w odniesieniu do formy tego dokumentu. W jakiej postaci należy złożyć pełnomocnictwo, aby zostało uznane za prawidłowe? Czy do oferty można załączyć pełnomocnictwo w postaci skanu podpisanego dokumentu? Odpowiedzi przedstawiamy poniżej.
Pełnomocnictwo w formie elektronicznej
Zgodnie z prawem zamówień publicznych oferty, wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz JEDZ sporządza się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej. Pzp nie określa wprost formy pełnomocnictwa. W tym zakresie należy więc sięgnąć do przepisów wykonawczych.
Zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie, pełnomocnictwo przekazuje się elektronicznie. Pełnomocnictwo do złożenia oferty:
- opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, w przypadku postępowań lub konkursów o wartości równej lub przekraczającej progi unijne,
- opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, w przypadku postępowań lub konkursów o wartości mniejszej niż progi unijne.
Skan podpisanego dokumentu
W sytuacji, gdy pełnomocnictwo zostało sporządzone jako dokument w postaci papierowej i opatrzone własnoręcznym podpisem, przekazuje się skan tego dokumentu opatrzony:
- w przypadku postępowań lub konkursów o wartości równej lub przekraczającej progi unijne – kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
- w przypadku postępowań lub konkursów, o wartości mniejszej niż progi unijne – kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym,
poświadczającym zgodność cyfrowego odwzorowania z dokumentem papierowym.
Należy pamiętać, że poświadczenia zgodności skanu pełnomocnictwa z dokumentem w postaci papierowej dokonuje mocodawca.
Poświadczenie notarialne
Natomiast jeżeli osoby działające w imieniu wykonawcy nie posiadają kwalifikowanych podpisów elektronicznych, a posiada go jedynie pełnomocnik, to do poświadczenia zgodności skanu pełnomocnictwa z dokumentem w postaci papierowej można skorzystać z usług notariusza.
Co w przypadku złożenia pełnomocnictwa w błędnej formie?
Złożenie pełnomocnictwa w niewłaściwej formie uznaje się za wadę tego dokumentu. Jeżeli wykonawca nie złożył wymaganego pełnomocnictwa albo złożył wadliwe pełnomocnictwo, zamawiający ma obowiązek wezwać wykonawcę do jego złożenia/poprawienia w wyznaczonym terminie. Chyba że mimo złożenia pełnomocnictwa oferta wykonawcy podlega odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania.
