Od 1 stycznia 2021 r. obowiązuje pełna elektronizacja zamówień publicznych. Nowa ustawa wprowadziła obowiązek elektronicznego komunikowania się z wykonawcami. Elektronizacja objęła zarówno składanie ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, jak również wymianę informacji i dokumentów pomiędzy zamawiającym a wykonawcą na pozostałych etapach postępowania. Ofert papierowych już prawnie nie spotykamy.
Elektronizacja zamówień publicznych zmusiła wykonawców do zaopatrzenia się w odpowiednie podpisy elektroniczne. W postępowaniach, których wartość jest równa lub przekracza progi unijne, dokumenty mogą być podpisywane wyłącznie kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Natomiast w postępowaniach, których wartość jest niższa niż progi unijne, dokumenty mogą być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Takimi podpisami muszą być również opatrzone dokumenty dotyczące podmiotów udostępniających zasoby oraz podwykonawców.
Obecnie większość wykonawców dostosowała się do zmian i posiada wymagane podpisy elektroniczne. Często jednak zdarza się, że takich podpisów nie posiadają podmioty udostępniające wykonawcy zasoby lub podwykonawcy. Pojawia się więc problem z podpisaniem dokumentów dotyczących tych podmiotów, a które wykonawca musi złożyć w postępowaniu.
Poświadczenie wersji papierowej przez notariusza
W pewnym zakresie – wychodząc naprzeciw opisanym problemom – przepisy wprowadziły możliwość poświadczenia dokumentów sporządzonych w wersji papierowej przez notariusza (kwalifikowanym podpisem elektronicznym).
Notariusz może poświadczyć:
- podmiotowe środki dowodowe,
- przedmiotowe środki dowodowe, inne dokumenty określone w przepisach,
- oświadczenie konsorcjum o podziale zadań w ramach realizacji zamówienia,
- dokumenty potwierdzające umocowanie do reprezentowania i
- zobowiązanie do udostępniania zasobów.
Czy w takim razie można złożyć oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu i niepodleganiu wykluczeniu, w tym JEDZ, poświadczone za zgodność z oryginałem przez notariusza?
Oświadczenie to nie należy do żadnej z kategorii dokumentów określonych powyżej. Nie jest w szczególności podmiotowym środkiem dowodowym. Ponadto, Pzp wskazuje, że oświadczenie o braku podstaw wykluczenia i spełnieniu warunków udziału w postępowaniu (w tym JEDZ), składa się:
- w postępowaniach o wartości równej lub powyżej progów unijnych – w formie elektronicznej (czyli podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym),
- w postępowaniach o wartości niższej niż progi unijne – w formie elektronicznej (czyli podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym) lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.
Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu i niepodleganiu wykluczeniu (w tym JEDZ) musi więc zostać przekazane w oryginale. Poświadczony przez notariusza skan tego oświadczenia stanowiłaby zaś kopię dokumentu poświadczoną za zgodność z oryginałem.
Nie można więc składać w postępowaniu o udzielenie zamówienia oświadczenia o spełnieniu warunków udział w postępowaniu i niepodleganiu wykluczeniu (w tym JEDZ) poświadczonego przez notariusza.
To rodzi dalsze problemy po stronie wykonawców, w szczególności, gdy podwykonawca albo podmiot trzeci nie posiada wymaganego podpisu elektronicznego. Problem taki można jednak rozwiązać udzielając właściwego pełnomocnictwa.
