Zamawiający może, a w pewnych sytuacjach również musi, wezwać wykonawcę do złożenia wyjaśnień i dowodów dotyczących wysokości zaoferowanej ceny. Z pewnością wykonawcy chcieliby, aby była możliwość dwukrotnego wezwania wykonawcy do wyjaśnienia ceny. Zważywszy na sankcję grożącą w przypadku niezłożenia wyjaśnień bądź też złożenia wyjaśnień nieuzasadniających podanej w ofercie ceny lub kosztu, tj. odrzucenie oferty, istotna jest możliwość powtórzenia wezwania do złożenia wyjaśnień. Powody zaistnienia potrzeby kolejnego wezwania przez zamawiającego mogą być różne np. złożenie wyjaśnień niepełnych lub zbyt ogólnych. Czy w takim przypadku zamawiający jest uprawniony do skierowania kolejnego wezwania? Czy już na tym etapie powinien odrzucić ofertę?
Odrzuceniu podlega oferta wykonawcy, który nie udzielił wyjaśnień w wyznaczonym terminie, lub jeżeli złożone wyjaśnienia wraz z dowodami nie uzasadniają podanej w ofercie ceny lub kosztu, ponieważ to na wykonawcy spoczywa obowiązek wykazania, że oferta nie zawiera rażąco niskiej ceny lub kosztu.
Zamawiający żąda od wykonawcy ubiegającego się o udzielenie zamówienia publicznego wyjaśnień, w tym złożenia dowodów w zakresie wyliczenia ceny lub kosztu, lub ich istotnych części składowych, jeżeli zaoferowana cena lub koszt, lub ich istotne części składowe, wydają się rażąco niskie w stosunku do przedmiotu zamówienia lub budzą wątpliwości zamawiającego co do możliwości wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi w dokumentach zamówienia lub wynikającymi z odrębnych przepisów. Wezwanie do złożenia wyjaśnień jest obowiązkiem zamawiającego, a nie jego uprawnieniem. Zamawiający ma zatem obowiązek, w przypadku zaistnienia wyżej wskazanych okoliczności, wezwać wykonawcę do złożenia wyjaśnień. Ustawodawca nie wskazał jednak wprost czy możliwe jest jedynie jednokrotne wezwanie zamawiającego do złożenia wyjaśnień, czy zamawiający może taką czynność powtórzyć.
Stanowisko KIO
Krajowa Izba Odwoławcza stoi na stanowisku, że możliwe jest kolejne wezwanie wykonawcy przez zamawiającego do wyjaśnienia ceny. Nie jest ono jednak dopuszczalne w każdej sytuacji. Powtórzenie wezwania do złożenia wyjaśnień musi wynikać z obiektywnych okoliczności uzasadniających uszczegółowienie wyjaśnień złożonych przez wykonawcę na pierwsze wezwanie zamawiającego. Nie jest możliwe złożenie nowych wyjaśnień, które byłyby całkowicie odmienne od pierwotnych. Wyjaśnienia złożone w wyniku kolejnego wezwania mają na celu doprecyzowanie oraz szersze wyjaśnienie zaoferowanej ceny lub kosztu. Przyjąć zatem należy, że motywem do skierowania kolejnego wezwania do wykonawcy może być np. konieczność rozwinięcia lub uszczegółowienia wyjaśnień już złożonych przez wykonawcę na pierwsze wezwanie, sformułowanych przez wykonawcę w sposób ogólny, oparty na literalnym brzmieniu przepisu.
W praktyce bardzo często zamawiający kierują do wykonawców niekonkretne, niepełne, niezawierające wyartykułowanych wątpliwości zamawiającego wezwania do przedstawiania wyjaśnień w zakresie ceny. Dlatego też istotnym jest umożliwienie wykonawcy doprecyzowania wyjaśnień, w przypadku złożenia pierwszych wyjaśnień zgodnie z ogólnym wezwaniem zamawiającego. Kolejne wyjaśnienia, nie mogą zawierać całkowicie odmiennej argumentacji, lecz odnosić powinny się do wątpliwości zamawiającego, które nie zostały wskazane w pierwszym wezwaniu. Ma to na celu uniemożliwienie wykonawcy wypełnienia obowiązku wykazania, że jego oferta nie zawiera rażąco niskiej ceny.
