Często zdarza się, że czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego wykonują pełnomocnicy – najczęściej pracownicy wykonawców. W szczególności składają w imieniu wykonawców wnioski i oferty, trudno bowiem wymagać, aby każdy taki dokument podpisywał zarząd. Oczywiście takie osoby muszą posiadać i dołączyć stosowne pełnomocnictwo, w celu potwierdzenia możliwości działania w imieniu wykonawcy. Zdarza się jednak, że omyłkowo pełnomocnictwa nie dołączono lub zawiera ono jakiś błąd. Co wtedy?
Każdemu zdarza się popełnić błąd. Pełnomocnictwa udzielane pracownikom wykonawcy bywają podpisane przez osobę nieuprawnioną. Czasem data obowiązywania pełnomocnictwa upłynęła lub nie obejmuje umocowania do dokonania czynności, którą wykonał pełnomocnik.
Problemu nie będzie, gdy pełnomocnik jest w stanie przedstawić prawidłowe pełnomocnictwo wystawione przed terminem składania ofert/dokonania czynności przez pełnomocnika. Sprawa się komplikuje, gdy takie prawidłowe pełnomocnictwo nie zostało udzielone przed upływem terminu składania ofert/wykonaniem czynności przez pełnomocnika. Co w takiej sytuacji? Czy zamawiający odrzuci ofertę? Czy pełnomocnictwo może być datowane po dniu składania ofert/wykonania czynności przez pełnomocnika?
Moment złożenia i możliwość uzupełnienia
Pełnomocnik dołącza pełnomocnictwo przy pierwszej czynności, którą wykonuje w imieniu wykonawcy. Najczęściej będzie to złożenie wniosku lub oferty. Jednak zasada ta dotyczy również wykonania czynności w postępowaniu odwoławczym, np. złożenia odwołania do Krajowej Izby Odwoławczej.
Przepisy dotyczące przeprowadzenia postępowania, jak i dotyczące postępowania przed Krajową Izbą Odwoławczą (uwaga – tu nie w każdym przypadku!) przewidują możliwość uzupełnienia dokumentów potwierdzających prawo pełnomocnika do działania, w szczególności uzupełnienia pełnomocnictwa. W takim przypadku wykonawca otrzymuje wezwanie do uzupełnienia dokumentów.
Zasada
Pełnomocnictwo powinno potwierdzać istnienie umocowania do działania na dzień dokonania czynności. Jak zauważyła KIO, jeżeli pełnomocnik dokonywał czynności w postępowaniu na podstawie pisemnego pełnomocnictwa, wykonawcy przysługuje możliwość jego uzupełnienia. Z treści pełnomocnictwa musi natomiast wynikać, że na dzień dokonywania czynności pełnomocnik był już upoważniony do jej dokonania.
Problem pojawia się, gdy na dzień dokonania czynności pełnomocnictwa w ogóle nie udzielono albo zawierało niepoprawną lub niewystarczającą treść. W dobie elektronizacji zamówień i podpisywania pełnomocnictw podpisami elektronicznymi z udzielonego pełnomocnictwa będzie przecież wynikała data po dniu składania ofert.
Jak postąpić prawidłowo?
Data wystawienia pełnomocnictwa jest istotnym wyznacznikiem momentu upoważnienia danej osoby do dokonania określonej czynności w imieniu mocodawcy. Wydawać by się mogło, że powinna być więc to data wcześniejsza lub odpowiadająca ostatniemu dniu terminu składania ofert/wykonania czynności.
W jednej ze spraw KIO rozpatrywała przypadek, kiedy wykonawcę wezwano do uzupełnienia dokumentu pełnomocnictwa opatrzonego podpisem elektronicznym, w związku z potrzebą poprawienia omyłki w numerze postępowania. Poprawione pełnomocnictwo zawierało datę późniejszą niż data dokonania czynności. Izba wskazała, że prawidłowym będzie nie tylko pełnomocnictwo z datą adekwatną dla daty dokonania czynności, ale także z datą późniejszą, o ile potwierdza istnienie umocowania do dokonania danej czynności na dzień jej dokonania. Na podstawie treści pełnomocnictwa możliwe musi być ustalenie, że pełnomocnik był umocowany do dokonania czynności. Sama późniejsza data na pełnomocnictwie nie świadczy bowiem jeszcze o tym, że pełnomocnik, składając ofertę, działał bez wiedzy i wbrew wykonawcy. Jeśli mocodawca w poprawionym dokumencie potwierdza skuteczność podjętych przez pełnomocnika działań, należy uznać za ważne czynności wykonanie przez pełnomocnika.
Powyższy pogląd potwierdza orzecznictwo Krajowej Izby Odwoławczej.
Poprawione pełnomocnictwo może więc być datowane na dzień po złożeniu oferty/ dokonaniu innej czynności. Należy jednak zadbać o to, aby w pełnomocnictwie potwierdzono możliwość działania pełnomocnika w imieniu wykonawcy już w dniu, w którym pełnomocnik wykonał czynność.
