Zaświadczenie Zakładu Ubezpieczeń Społecznych stanowi podmiotowy środek dowodowy. Zamawiający ma prawo żądać tego dokumentu na potwierdzenie, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. W praktyce pojawiło się kilka problemów w zakresie ustalenia prawidłowej formy zaświadczenia ZUS składanego w dobie elektronizacji zamówień publicznych. Przyjrzyjmy się zagadnieniu.
Jak uzyskać zaświadczenie z ZUS?
Zaświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek można uzyskać na trzy sposoby: przez Internet (w formie elektronicznej), osobiście w placówce lub pocztą. Wnioskodawca wskazuje we wniosku, w jakiej formie chce uzyskać zaświadczenie.
Jak uzyskać zaświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek w formie elektronicznej?
Aby uzyskać zaświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek w formie elektronicznej, należy skorzystać z indywidualnego konta w portalu informatycznym udostępnionym przez ZUS.Wykonawca powinien wygenerować zaświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek w jednym z dopuszczalnych przez ZUS formatów tj. XLS, XML, CSV, TXT oraz PDF.
Zaświadczenie należy przekazać zamawiającemu w takim kształcie, w jakim zostało ono otrzymane, tj. zapisane przez wykonawcę w jednym z dopuszczalnych w instrukcji formatów, nie zmieniając jego kształtu. Takie zaświadczenie jest w pełni poprawne, pomimo, że zapisane w PDF nie będzie posiadało podpisu elektronicznego, a jedynie wskazanie w treści, że zostało podpisane elektronicznie przez pracownika ZUS. Wykonawca przekazując elektronicznie wydane zaświadczenie zamawiającemu nie powinien opatrywać go swoim podpisem elektronicznym.
Co jeśli wykonawca opatrzył zaświadczenie z ZUS swoim podpisem elektronicznym?
Wykonawca podpisując kwalifikowanym podpisem elektronicznym zaświadczenie ZUS nie dokonuje żadnych zmian w dokumencie wygenerowanym przez ZUS. Czynność taka stanowi jedynie opatrzenie dokumentu dodatkowym podpisem elektronicznym.
W prawdzie wykonawca nie powinien podpisywać zaświadczenia, to jednak złożenie podpisu nie spowoduje jego nieważności. Podpis elektroniczny wykonawcy na zaświadczeniu ZUS w żaden sposób nie wpływa na ważność tego dokumentu.
Jak przekazać zaświadczenie uzyskane papierowo?
W przypadku uzyskania przez wykonawcę zaświadczenia ZUS w formie papierowej – w okienku lub pocztowo – wykonawca powinien przekazać cyfrowe odwzorowanie tego dokumentu opatrzone odpowiednim podpisem elektronicznym, tj.:
- kwalifikowanym podpisem elektronicznym – w przypadku postępowań o wartości równiej lub przekraczającej progi unijne,
- kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym – w przypadku postępowań lub konkursów o wartości mniejszej niż progi unijne.
Najczęściej wykonawcy sporządzają więc skan dokumentu, który następnie opatrują swoim podpisem. Złożenie takiego podpisu jest równoznaczne z poświadczeniem dokumentu za zgodność z oryginałem.
Co z zaświadczeniami papierowymi wystawionymi pierwotnie w formie elektronicznej?
Wydruk zaświadczenia wydanego przez ZUS elektronicznie, ma taką samą moc jak dokument wydany papierowo. Wydruk musi zawierać dane identyfikujące zaświadczenie lub decyzję, typ identyfikatora płatnika składek i jego numer oraz datę wydania zaświadczenia.
Nawet ZUS korzysta z wydruków zaświadczeń wydanych elektronicznie. Jeżeli wnioskujący nie wnosił o doręczanie pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub nie wyraził zgody na doręczanie pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej, ZUS może doręczyć wersję papierową – wydruk odzwierciedlający dokument wystawiony w systemie.
W takiej sytuacji wykonawca postępuje jak z zaświadczeniem papierowym. O możliwości traktowania takiego dokumentu jako dokumentu wystawionego w postaci papierowej wypowiedział się Urząd Zamówień Publicznych w jednej ze swoich opinii.
Wykonawca przekazuje więc zamawiającemu cyfrowe odwzorowanie zaświadczenia opatrzone odpowiednim do postępowania podpisem elektronicznym.
Mając na uwadze elektronizację zamówień publicznych, wykonawca powinien jednak dążyć do uzyskania zaświadczenia w formie elektronicznej. Wykonawca może bowiem wnioskować o doręczenie mu zaświadczenia za pomocą środków komunikacji elektronicznej.
