Zamawiający może, a w niektórych przepadkach zaś musi, żądać od wykonawcy złożenia wyjaśnień w zakresie wysokości zaoferowanej ceny lub jej istotnej części składowej. Wezwanie do złożenia wyjaśnień ceny i wyjaśnienia złożone przez wykonawcę mają potwierdzić, że wykonawca jest zdolny do należytego wykonania przedmiotu zamówienia za zaoferowaną cenę (lub jej istotną część składową).
Jaka powinna być odpowiedź na wezwanie?
Wykonawca powinien udzielić wyczerpującej odpowiedzi na takie wezwanie zamawiającego. Powinien także złożyć dowody potwierdzające sposób wyliczenia ceny (jej istotnej części składowej). W innym wypadku oferta wykonawcy może zostać odrzucona jako zawierająca rażąco niską cenę. Zamawiający odrzuca bowiem ofertę, jeżeli wykonawca nie udzielił wyjaśnień, albo jeżeli złożone wyjaśnienia wraz z dowodami nie uzasadniają podanej w ofercie ceny.
Najczęściej więc najistotniejszą częścią wyjaśnień ceny składanych przez wykonawców jest kalkulacja. Wykonawca przedstawia w kalkulacji koszty, które uwzględnił w zaoferowanej cenie, a także ich wysokość. Często więc kalkulacja zawiera szereg wyliczeń i założeń kalkulacyjnych.
Jednocześnie termin na złożenie wyjaśnień w zakresie wysokości zaoferowanej ceny w pełni zależy od zamawiającego. To zamawiający wyznacza czas, w którym oczekuje złożenia wyjaśnień. Z uwagi na konieczność szybkiego przeprowadzenia procedury udzielenia zamówienia, terminy na złożenie wyjaśnień w zakresie ceny są zazwyczaj krótkie.
Błąd/omyłka w wyjaśnieniach
Działając pod presją czasu i koniecznością przygotowania nie tylko wyjaśnień zaoferowanej ceny, ale i dowodów potwierdzających czynniki wypływające na wysokość zaoferowanej ceny, nie trudno o popełnienie błędu lub omyłki. Czy wystąpienie błędu/omyłki w treści wyjaśnień w zakresie wysokości ceny spowoduje odrzucenie oferty?
W dokumentach składnych przez wykonawców w postępowaniu zdarzają się omyłki. Zdarzają się one nawet w dokumentach tak istotnych jak oferta. Mimo to, Pzp nie tylko dopuszcza, ale wręcz zobowiązuje zamawiającego do poprawienia w ofercie omyłek. Zamawiający ma obowiązek poprawić w ofercie wykonawcy oczywiste omyłki pisarskie, oczywiste omyłki rachunkowe, a także inne omyłki polegające na niezgodności oferty z dokumentami zamówienia, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty.
Jak więc będzie z omyłką/błędem w treści wyjaśnień ceny? Skoro dopuszcza się poprawienie oferty, to czy można również poprawić wyjaśnienia?
To zależy. W przypadku wystąpienia błędu/omyłki zamawiający musi dokonać oceny wpływu takiej nieprawidłowości na całą treść złożonych wyjaśnień. Zamawiający, który zidentyfikuje nieścisłości w wyjaśnieniach, powinien w pierwszej kolejności ocenić czy wpływają one na ogólny ich odbiór, czy powodują, iż wyjaśnienia jako całość nie uzasadniają ceny podanej w ofercie w stopniu dostatecznym.
Wykonawca nie powinien więc ponosić negatywnych konsekwencji popełnienia oczywistych omyłek pisarskich, czy oczywistych błędów kalkulacyjnych. Błędy mało istotne nie powinny mieć negatywnego wpływu na ogólną ocenę złożonych wyjaśnień.
Odrzucenie oferty będzie zaś zasadne, jeżeli charakter błędów będzie na tyle istotny, że poddaje w wątpliwość całość złożonych wyjaśnień, w szczególności ich kompletność, prawdziwość lub prawidłowe obliczenie ceny. Za błąd w szczególności nie będzie można uznać:
- nieuwzględnienia w treści wyjaśnień pewnego zakresu przedmiotu zamówienia do wyceny,
- dokonania wyceny przedmiotu, który nie jest zgodny z wymaganiami zamawiającego,
- przyjęcie do kalkulacji wysokości kosztów niższych niż minimalne, wynikające z przepisów prawa (np. kosztów zatrudnienia pracowników niższych niż minimalne wynagrodzenie za pracę).
Stanowisko KIO
Powyższe stanowisko potwierdziła KIO w wyroku z dnia 7 lutego 2024 r., w którym wskazała, że: „Wskazać należy, uwzględniając cel przepisu art. 224 ust. 1 pkt 8 oraz art. 224 ust. 6 p.z.p., że drobne omyłki i błędy kalkulacyjne, które nie wpływają na ogólny odbiór wyjaśnień, tj. nie powodują, że wyjaśnienia nie uzasadniają podanej w ofercie ceny lub kosztu, nie powinny stanowić powodu do odrzucenia oferty wykonawcy z uwagi na rażąco niską cenę. Przepisy dotyczące ceny rażąco niskiej nie służą temu by usuwać z postępowania wykonawców, których wyjaśnienia obarczone są jakimiś brakami, a temu by chronić zamawiających i interes publiczny przed narażeniem na ryzyko nieprawidłowej realizacji zamówienia z uwagi na niedoszacowanie ceny oferty” (KIO 146/24).
Co powinien zrobić zamawiający?
Zamawiający poprawiając omyłki w ofercie, niezwłocznie zawiadamia o tym wykonawcę, którego oferta została poprawiona. Czy w sytuacji stwierdzenia takich omyłek w treści wyjaśnień również zamawiający powinien zastosować procedurę poprawienia i zawiadomić wykonawcę?
Nie. Takiej procedury wymaga jedynie poprawienie omyłek w ofercie. Zamawiający dokonuje jedynie oceny wyjaśnień. Jeżeli uzna, że wyjaśnienia – pomimo wystąpienia omyłek/drobnych błędów – potwierdzają wysokość zaoferowanej ceny, przystępuje do dalszej oceny oferty.
