Zamawiający może wezwać wykonawcę do złożenia wyjaśnień rażąco niskiej ceny zasadniczo tylko raz. W uzasadnionych przypadkach wezwanie można powtórzyć, ale należy pamiętać, że rolą zamawiającego nie jest przejęcie od wykonawcy inicjatywy w wyjaśnieniu rażąco niskiej ceny i kierowanie wezwań „do skutku”.
Rzetelność pierwszych wyjaśnień ceny
Na skutek wezwania wykonawcy do złożenia wyjaśnień rażąco niskiej ceny powstaje domniemanie, że zaoferowana przez wykonawcę cena lub koszt są rażąco niskie. Domniemanie to może obalić wykonawca składając wyczerpujące wyjaśnienia. Na wykonawcy ciąży obowiązek wykazania, że złożona przez niego oferta nie zawiera rażąco niskiej ceny lub kosztu.
Wykonawca musi więc dołożyć wszelkich starań, aby na pierwsze wezwanie zamawiającego rzetelnie wyjaśnić okoliczności, które uzasadniają wysokość zaoferowanej ceny. Wyjaśnienia muszą być konkretne, wyczerpujące, odpowiednio umotywowane i rzeczywiście uzasadniające podaną cenę lub koszt. Ponadto, do wyjaśnień należy załączyć dowody potwierdzające twierdzenia podnoszone w wyjaśnieniach.
W przypadku, gdy wykonawca:
- nie udzielił wyjaśnień w wyznaczonym terminie,
- udzielił wyjaśnień, lecz złożone wyjaśnienia wraz z dowodami nie uzasadniają podanej w ofercie ceny lub kosztu,
przyjmuje się, że oferta wykonawcy zawiera rażąco niską cenę lub koszt i oferta ta podlega odrzuceniu.
Możliwość ponownego wezwania do wyjaśnień ceny
Z orzecznictwa Krajowej Izby Odwoławczej wynika, że zamawiający może ponownie zwrócić się o wyjaśnienia zaoferowanej ceny, tylko i wyłącznie wtedy, gdy wyjaśnienia, które wykonawca złożył za pierwszym razem nie były ogólnikowe i wymijające, lecz merytoryczne. Ponowienie wezwania musi być w sposób szczególny uzasadnione. Nie może stanowić „ratowania” oferty wówczas, gdy wykonawca składa wyjaśnienia zbyt ogólne. Innymi słowy, brak rzetelności i staranności po stronie wykonawcy nie może uzasadniać kierowania do niego kolejnych wezwań w trybie wyjaśnień rażąco niskiej ceny. W przypadku, gdy wykonawca pierwotnie składa wyjaśnienia ogólne, mało rzeczowe, zamawiający ma obowiązek dokonać oceny tych wyjaśnień.
Zamawiający może powtórnie wezwać wykonawcę do złożenia wyjaśnień w kwestii rażąco niskiej ceny, jeśli pierwsze wyjaśnienia są rzetelne, lecz rodzą u zamawiającego nowe wątpliwości. Na przykład, gdy treść wyjaśnień jest niejasna dla zamawiającego i oczekuje on doprecyzowania niektórych zagadnień.
Naruszenie zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców
Należy pamiętać, że rolą zamawiającego nie jest przejęcie od wykonawcy inicjatywy w wyjaśnieniu rażąco niskiej ceny i kierowanie wezwań „do skutku”. Zamawiający nie może wzywać wykonawcy kilkakrotnie do uszczegółowienia i skonkretyzowania ogólnikowych twierdzeń podanych wcześniej. Kolejne wezwania do wyjaśnienia tego samego zakresu informacji, przy niestarannej postawie wykonawcy, uznać należy za niezgodne z przepisami Pzp. Powyższe prowadzi bowiem do naruszenia zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców, poprzez sugerowanie wykonawcy, jakie wyjaśnienia powinien ostatecznie złożyć.