Wytyczne dla nowej perspektywy finansowej dotyczące kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027, wskazują, że komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia odbywa się pisemnie za pomocą bazy konkurencyjności.
Baza konkurencyjności (BK2021), jest to strona internetowa prowadzona przez właściwego ministra przeznaczona do zamieszczania zapytań ofertowych zgodnie z zasadą konkurencyjności oraz prowadzenia komunikacji w postępowaniu. Na wspomnianą komunikację składa się m.in. składanie ofert, wymiana informacji między zamawiającym a wykonawcą, czy przekazywanie dokumentów i oświadczeń.
Od każdej zasady istnieją wyjątki. Wytyczne określają przypadki, w których można odstąpić od komunikacji za pośrednictwem bazy konkurencyjności.
Odstąpienie od komunikacji za pośrednictwem bazy konkurencyjności
Zamawiający może odstąpić od komunikacji za pośrednictwem bazy konkurencyjności, jeżeli:
- charakter zamówienia wymaga użycia narzędzi, urządzeń lub formatów plików, które nie są obsługiwane za pomocą BK2021,
- aplikacje do obsługi formatów plików, które nadają się do przygotowania ofert lub prac konkursowych, korzystają z formatów plików, których nie można obsługiwać za pomocą żadnych innych aplikacji otwartoźródłowych lub ogólnie dostępnych, lub są one objęte licencją i nie mogą zostać udostępnione do pobierania lub zdalnego wykorzystania przez zamawiającego,
- zamawiający wymaga przedstawienia modelu fizycznego, modelu w skali lub próbki, których nie można przekazać za pośrednictwem BK2021,
- jest to niezbędne z uwagi na potrzebę ochrony informacji szczególnie wrażliwych, której nie można zagwarantować w sposób dostateczny przy użyciu BK2021.
Należy jednak pamiętać, że odstąpienie od komunikacji za pośrednictwem bazy konkurencyjności dopuszczalne jest jedynie wyjątkowo. Wskazane powyżej przypadki należy więc interpretować ściśle a nie rozszerzająco.
Zamawiający musi poinformować wykonawców w zapytaniu ofertowym, że odstąpił od komunikacji za pośrednictwem bazy konkurencyjności w określonym zakresie. Jednocześnie wskazuje inny sposób komunikacji obowiązujący w zakresie wyłączonym spod BK2021.
Co ważne, odstąpienie jest dopuszczalne w zakresie, w jakim nie jest możliwe skorzystanie z bazy konkurencyjności do komunikacji z wykonawcami. Zamawiający nie może skorzystać z wyłączenia w innym zakresie. Zapisy Wytycznych należy więc rozumieć następująco: na przykład, gdy zamawiający żąda przekazania mu próbki, to wskazuje sposób jej przekazania inny niż za pośrednictwem bazy konkurencyjności (np. dostarczenie do siedziby zamawiającego). W pozostałym zakresie, tj. do przekazania pozostałych elementów oferty, nie znajduje uzasadnienia wyłączenie stosowania komunikacji przez BK2021. W związku z tym, wykonawca będzie przekazywał próbkę do siedziby zamawiającego. Pozostałą część oferty, tj. dokumenty, prześle jednak za pośrednictwem bazy konkurencyjności. Nie jest więc dopuszczalne całkowite wyłączenie komunikacji za pośrednictwem bazy konkurencyjności, a jedynie wyłączenie jej w pewnym, niezbędnym zakresie.
Zawieszenie działalności BK2021
Inną przesłanką odstąpienia od komunikacji za pośrednictwem bazy konkurencyjności jest przypadek zawieszenia jej działalności. Jeżeli baza nie działa, to oczywistym jest, że nie można z niej korzystać. Tutaj jednak wymaga się, aby potwierdzał to odpowiedni komunikat na platformie. Stosuje się wtedy procedurę awaryjną. Polega na tym, że zamawiający kieruje zapytanie ofertowe do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców danego zamówienia (o ile istnieją). Ponadto ogłasza zapytanie ofertowe co najmniej na swojej stronie internetowej (jeżeli takową posiada). Należy w takiej sytuacji pamiętać, że zamawiający określa w zapytaniu ofertowym innym sposób komunikacji.
