Zazwyczaj wykonawca sam pokrywa koszty udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Zamawiający może co prawda przewidzieć zwrot na rzecz wykonawców takich kosztów, jednak w praktyce prawie się to nie zdarza. Występują jednak przypadki, w których wykonawca może domagać się od zamawiającego zwrotu kosztów udziału w postępowaniu. Kiedy można więc żądać zwrotu?
Tylko jeden przypadek
Jest tylko jedna sytuacja, w której wykonawca będzie mógł żądać zwrotu kosztów udziału w postępowaniu, jeżeli sam zamawiający nie przewidział tego zwrotu.
W trakcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego może dojść do sytuacji, w której zamawiający musi unieważnić postępowanie. Wykonawca ponosi więc koszty udziału w postępowaniu (w szczególności koszty przygotowania oferty), jednak nie dochodzi do wyboru wykonawcy w wyniku przeprowadzenia postępowania.
W przypadku unieważnienia postępowania o udzielnie zamówienia z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, wykonawcom, którzy złożyli oferty niepodlegające odrzuceniu, przysługuje roszczenie o zwrot uzasadnionych kosztów uczestnictwa w tym postępowaniu, w szczególności kosztów, które ponieśli z związku z potrzebą przygotowania oferty.
Zwrot kosztów przysługuje więc wykonawcy wyłącznie, gdy dojdzie do unieważnienia postępowania z przyczyn leżących po stronie zamawiającego. Wykonawca uzyska prawo do żądania zwrotu z momentem unieważnienia postępowania.
Kiedy przyczyny leżą po stronie zamawiającego?
Problematyczna jest kwestia określenia sytuacji, w których dochodzi do unieważnienia postępowania z przyczyn leżących po stronie zamawiającego. Pzp nie określa, który przypadek unieważnienia postępowania następuje z przyczyn leżących po stronie zamawiającego. Niewątpliwie do takich przyczyn zaliczyć należy wszelkie okoliczności spowodowane przez zamawiającego, zdarzenia zależne od jego pracowników, a także wszelkie inne zdarzenia niezależne od zamawiającego, lecz bezpośrednio związane z jego działalnością.
Do unieważnienia postępowania z przyczyn leżących po stronie zamawiającego często dochodzi w sytuacji, gdy podstawą unieważnienia jest nieusuwalna wada postępowania, uniemożliwiająca zawarcie ważnej umowy. Przykładem może być unieważnienie postępowania z powodu błędów w dokumentacji przetargowej, popełnionych przez zamawiającego na etapie jej przygotowania.
Tego rodzaju przyczyną może być również nieuwzględnienie okoliczności, które były znane w chwili wszczęcia postępowania, a których skutki — możliwe do przewidzenia z łatwością — prowadzą do niecelowości udzielenia zamówienia z uwagi na interes publiczny. Innym przykładem jest unieważnienie postępowania z powodu braku środków finansowych na realizację zamówienia.
Kiedy nie przysługuje zwrot kosztów?
Z powyższego wynika, że zwrot kosztów nie będzie przysługiwał w szczególności w przypadku:
- unieważnienia postępowania z przyczyn, które nie leżą po stronie zamawiającego,
- unieważnienia postępowania przed upływem terminu składania ofert – nie będzie bowiem wykonawców, którzy złożyli oferty,
- unieważnienia postępowania w trybie z wolnej ręki – w tym trybie nie dochodzi w ogóle do składania ofert,
- złożenia przez wykonawcę oferty podlegającej odrzuceniu w ramach postępowania, które następnie zostało unieważnione.
Co obejmuje zwrot?
Wykonawcy przysługuje zwrot uzasadnionych kosztów uczestniczenia w postępowaniu. Będą to w szczególności koszty przygotowania oferty, a także inne wydatki, o których zwrot można się ubiegać np.:
- wydatki poniesione w związku z zaangażowaniem osób przygotowujących ofertę,
- koszty stworzenia analiz możliwości wykonania zamówienia,
- koszty przejazdu na wizję lokalną,
- koszty uzyskania niezbędnych dokumentów składających się na ofertę
- koszty uzyskania gwarancji wadialnej.
Pzp wskazuje wprost, że można żądać zwrotu uzasadnionych kosztów. Wyłączono więc możliwość dochodzenia zapłaty utraconych zysków lub korzyści.
