Przy realizacji zamówień publicznych pomiędzy stronami – zamawiającym publicznym i wykonawcą, nierzadko dochodzi do sporów, w szczególności na tle wynagrodzenia, terminów realizacji czy kar umownych. Aby uniknąć długotrwałych i kosztownych postępowań sądowych lub arbitrażowych, strony mogą zdecydować się na polubowne zakończenie sporu w drodze ugody. Kiedy zawarcie ugody będzie możliwe? Co zamawiający i wykonawcy powinni wiedzieć o zawarciu ugody w sprawie zamówienia publicznego?
Możliwość zawarcia ugody
Zamawiający, będący jednostką sektora finansów publicznych (np. gmina, powiat, województwo, uczelnia publiczna), może zawrzeć ugodę z wykonawcą, wyłącznie jeżeli spełnione są określone warunki.
Po pierwsze, należność lub roszczenie musi mieć charakter sporny. Oznacza to, że strony nie są zgodne co do jego istnienia, wysokości albo zasadności. Nie chodzi więc o sytuację, w której roszczenie jest bezsporne i jednoznacznie wynika z umowy.
Po drugie, zamawiający musi uznać, że skutki zawarcia ugody będą dla niego korzystniejsze niż prawdopodobny wynik postępowania sądowego albo arbitrażowego. Ocena ta powinna uwzględniać nie tylko samą kwotę sporu, ale również czas trwania postępowania, koszty obsługi prawnej oraz ryzyko przegrania sprawy.
Treść ugody
Ugoda w sprawie zamówienia publicznego powinna w sposób jasny i jednoznaczny określać, jakie ustępstwa czynią sobie wzajemnie strony. Istotą ugody jest bowiem kompromis. Każda ze stron rezygnuje z części swoich roszczeń, czyniąc takie ustępstwa.
Nie jest dopuszczalne zawarcie ugody, w której tylko jedna strona zrzeka się swoich roszczeń, a druga nie podejmuje żadnych ustępstw. Tego rodzaju porozumienie nie byłoby w istocie ugodą.
Jednocześnie, ugoda powinna dążyć do:
- uchylenia niepewności co do roszczeń stron lub
- zapewnienia wykonania roszczeń z umowy lub
- zażegnania sporu.
Tryb zawarcia ugody
Strony mają stosunkowo dużą swobodę w wyborze trybu, w jakim dojdzie do zawarcia ugody. Przepisy nie narzucają jednej, sztywnej procedury, dlatego strony mogą dostosować sposób prowadzenia rozmów do charakteru sporu oraz własnych potrzeb.
Najczęściej ugoda jest poprzedzona negocjacjami prowadzonymi bezpośrednio pomiędzy stronami lub ich pełnomocnikami. Negocjacje pozwalają na wyjaśnienie stanowisk, ocenę ryzyk oraz wypracowanie kompromisowego rozwiązania bez udziału podmiotów trzecich.
Alternatywnie strony mogą skorzystać również z innych form ugodowego rozwiązania sporu, w szczególności z mediacji, czyli rozmów prowadzonych przy udziale bezstronnego mediatora.
Ugodę można zawrzeć również na etapie postępowania sądowego, już po wniesieniu pozwu. W takim przypadku strony mogą zawrzeć ugodę przed sądem, co prowadzi do zakończenia sprawy bez konieczności dalszego prowadzenia procesu.
Obowiązki zamawiającego
Zamawiający będący jednostką sektora finansów publicznych ma szczególne obowiązki przed zawarciem ugody. Wynikają one przede wszystkim z przepisów ustawy o finansach publicznych.
Przed podpisaniem ugody zamawiający musi sporządzić pisemną ocenę skutków jej zawarcia. Ocena ta powinna zostać dokonana jeszcze przed zawarciem ugody i obejmować zarówno aspekty ekonomiczne, jak i prawne.
W ramach tej analizy zamawiający powinien w szczególności:
- ocenić zasadność zgłaszanych przez strony roszczeń,
- rozważyć możliwość ich uwzględnienia przez sąd,
- oszacować przewidywany czas trwania postępowania,
- uwzględnić koszty prowadzenia sporu oraz ryzyko procesowe.
Celem tej oceny jest analiza czy zawarcie ugody jest rozwiązaniem korzystniejszym niż prawdopodobny wynik postępowania sądowego albo arbitrażowego, a zatem czy jest zgodny z zasadami wydatkowania środków publicznych.
Często ocena skutków ugody jest przygotowywana przez profesjonalnego pełnomocnika i ma formę opinii prawnej.
Skutki niedochowania obowiązków przez zamawiającego
Jeżeli zamawiający zawrze ugodę z naruszeniem obowiązujących przepisów, w szczególności bez przeprowadzenia wymaganej oceny skutków ugody, może to prowadzić do poważnych konsekwencji.
W takiej sytuacji kierownik zamawiającego lub inne osoby mogą zostać pociągnięte do odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Ryzyko to sprawia, że każdorazowo zawarcie ugody w sprawie zamówienia publicznego powinno być poprzedzone rzetelną analizą i właściwie udokumentowane.
Obsługę prawną zamawiających i wykonawców zapewnia Kancelaria Radców Prawnych Bieluk i Partnerzy.
