Ustawa antykryzysowa nie zawiera w zakresie wykonywania umowy o zamówienie publiczne żadnych szczególnych zasad, które pozwalałyby wykonawcom sprawniej reagować na zaistniałą sytuację, niż zasady wynikające już z obowiązującego prawa zamówień publicznych. Wykonawcy muszą jednak postępować zgodnie z poniższą procedurą. Niezastosowanie jej zapisów może pozbawić w przyszłości strony środków ochrony ich praw.
Czynności informacyjne wstępne, czyli co powinien zrobić wykonawca zamówienia publicznego realizujący zawartą umowę:
- wykonawca powinien niezwłocznie, a zatem od razu złożyć zamawiającemu pisemną informację, że okoliczności związane z wystąpieniem COVID-19 mogą wpłynąć na należyte wykonanie tej umowy,
- jeżeli okoliczności związane z wystąpieniem COVID-19 już wystąpiły i wpływają na wykonanie zamówienia – wykonawca powinien niezwłocznie, a zatem od razu złożyć zamawiającemu pisemną o tym informację,
- po sporządzeniu odpowiedniej informacji należy ją wysłać dostępnymi środkami komunikacji (najlepiej e-mailem oraz listem poleconym),
- w pisemnej informacji trzeba wykazać wpływ (jego istnienie lub możliwość zaistnienia w przyszłości) poprzez wskazanie co przeszkadza lub może przeszkodzić wykonawcy w należytym (w pełni prawidłowym) wykonaniu zamówienia,
- do informacji wykonawca dołącza
dokumenty, które potwierdzają przeszkody
w wykonywaniu zamówienia.
Co może przeszkadzać/uniemożliwiać należyte wykonanie zamówienia (przeszkody te mogą dotyczyć zarówno wykonawcy, jak i jego podwykonawców)?
- wszelkie okoliczności występujące w
związku z wystąpieniem COVID-19, a także
z przeciwdziałaniem COVID-19, które utrudniają lub uniemożliwiają (trwale lub przejściowo) prawidłowe wykonywanie zamówienia, - brak pracowników/zleceniobiorców spowodowana m.in. zwolnieniami lekarskimi, sprawowaniem opieki nad dziećmi, odosobnieniem związanym z kwarantanną/izolacją,
- wstrzymanie (także czasowe) dostaw produktów, komponentów produktu lub materiałów, trudności w dostępie do sprzętu lub trudności w realizacji usług transportowych,
- decyzje Głównego Inspektora Sanitarnego (lub działającego z jego upoważnienia państwowego wojewódzkiego inspektora sanitarnego), w związku z przeciwdziałaniem COVID-19, nakładające na wykonawcę obowiązek podjęcia określonych czynności zapobiegawczych lub kontrolnych,
- polecenia lub decyzje wojewodów,
ministra właściwego do spraw zdrowia lub Prezesa Rady Ministrów związane
z przeciwdziałaniem COVID0-19.
Należy pamiętać, że nie wystarczą, aby wykazać przeszkody w wykonywaniu zamówienia, ogólne stwierdzenia typu:
- ogólna sytuacja na rynku,
- braki w dostawach na całym rynku,
- ograniczona dostępność,
- braki kadrowe w całej branży,
- strach pracowników.
Kolejne kroki, które mają prowadzić do zmiany wykonywania umowy.
Zamawiający po otrzymaniu takiej informacji może żądać przedstawienia dodatkowych oświadczeń lub dokumentów potwierdzających wpływ okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19 na należyte wykonanie tej umowy, ale ma też obowiązek w terminie 14 dni od dnia ich otrzymania, przekazać swoje stanowisko, wraz z uzasadnieniem, odnośnie wpływu wskazanych okoliczności na należyte wykonanie zamówienia – umowy. Jeżeli zamawiający uznaje, że okoliczności wskazane w informacji mogą mieć wpływ lub wpływają na wykonanie umowy może zgodzić się, aby strony dokonały zmiany umowy w szczególności w zakresie:
- terminu wykonania całej umowy lub poszczególnych jej części, a nawet czasowo zawiesić wykonywanie umowy,
- sposobu wykonywania umowy,
- wysokości wynagrodzenia wykonawcy,
- zakresu świadczeń wykonawcy,
- sposobu rozliczenia wynagrodzenia wykonawcy,
pod warunkiem, że wzrost wynagrodzenia wynikający z każdej kolejnej zmiany nie przekroczy 50% wartości pierwotnej umowy.
Jeżeli realizowana umowa o wykonanie zamówienia publicznego zawiera odpowiednie postanowienia pozwalające na zmianę umowy i są one korzystniejsze dla wykonawcy niż w/w procedura – to korzysta się z postanowień umowy.
WAŻNE!
Jeżeli zamawiający nie uzna za zasadne przedstawionych okoliczności i odmówi „aneksowania” umowy – należy złożyć pozew do sądu zawierający żądanie oznaczenia sposobu wykonywania umowy np. poprzez zmianę sposobu/zakresu świadczenia/wartości wynagrodzenia.
Jeżeli zamawiający uzna za zasadne przedstawione okoliczności, ale w stopniu niesatysfakcjonującym wykonawcy – należy rozważyć – mimo to – podpisanie zaproponowanej zmiany umowy, z pisemnym zastrzeżeniem, że wykonawca będzie domagał się zmiany we wskazanym, określonym w zastrzeżeniu zakresie, podając pisemne uzasadnienie takiego zastrzeżenia. Ponadto należy także złożyć pozew do sądu zawierający żądanie oznaczenia sposobu wykonywania umowy np. poprzez zmianę sposobu/zakresu świadczenia/wartości wynagrodzenia – w nieobjętym aneksem zakresie.
Podpisanie zmiany umowy bez zastrzeżeń może w przyszłości utrudnić powołanie się przez wykonawcę na okoliczności utrudniające prawidłowe wykonanie umowy, które były znane na datę podpisania aneksu/porozumienia zmieniającego umowę.
Ustawa antykryzysowa nie wstrzymuje biegu naliczania kar umownych, czy odszkodowań za zwłokę!!
Jeżeli wykonawca uważa, że zaistniały okoliczności do zmiany umowy w zakresie terminu, powinien zastosować normalną procedurę zmiany, jak opisana na wstępie niniejszej informacji.
Uzyskanie żądanej zmiany umowy przez wykonawcę zobowiązuje go do odpowiedniej zmiany umowy podwykonawczej, obejmującej zakres zmienionej umowy „głównej”.
WAŻNE!
Zamawiający ma takie same uprawnienia, jak wykonawca do żądania zmiany sposobu/zakresu/zasad wykonywania umowy o zamówienie publiczne, a wykonawca ma takie uprawnienia i obowiązki, jak opisane wyżej dotyczące zamawiającego. Wykonawca może zatem m.in. nie zgodzić się na proponowaną przez zamawiającego zmianę umowy, jeżeli nie uzna przedstawionych przesłanek do zmiany umowy za uzasadnione.
Informacje dla zamawiających znajdziecie tu.
