Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzone jest z reguły w języku polskim. W związku z tym, wszelkie dokumenty sporządzone w języku obcym przekazuje się wraz z ich tłumaczeniem. Dokument i jego tłumaczenie stanowią nierozerwalną całość i należy je składać łącznie.
Obowiązek przekazania dokumentu wraz z tłumaczeniem
Zgodnie z § 5 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie, podmiotowe środki dowodowe, przedmiotowe środki dowodowe oraz inne dokumenty lub oświadczenia, sporządzone w języku obcym przekazuje się wraz z tłumaczeniem na język polski.
Wyjątek
Tłumaczenie nie jest wymagane, jeżeli zamawiający dopuścił możliwość złożenia dokumentów w jednym z języków powszechnie używanych w handlu międzynarodowym lub języku kraju, w którym zamówienie jest udzielane.
Konsekwencje braku polskiej wersji językowej przedmiotowego środka dowodowego
Jeżeli zamawiający żąda złożenia przedmiotowych środków dowodowych, wykonawca składa je wraz z ofertą. Jeśli wymagane dokumenty sporządzone są w obcej wersji językowej, wykonawca ma obowiązek złożyć je wraz z tłumaczeniem na język polski.
Przedłożenie tłumaczenia nie jest konieczne wyłącznie, gdy w dokumentach zamówienia wyrażono zgodę na złożenie dokumentów w języku obcym.
Brak polskiej wersji językowej dokumentu niesie za sobą poważne konsekwencje. W takim przypadku uznaje się bowiem, że wykonawca nie złożył przedmiotowego środka dowodowego i jego oferta jest niezgodna z warunkami zamówienia.
Niniejsze znajduje potwierdzenie w orzecznictwie KIO, m.in. w wyroku z dnia 8 lipca 2021 r. o sygn. akt KIO 1723/21. Izba w ww. wyroku wskazała, że „(…) aby zamawiający mógł dokonać oceny spełniania przez wykonawcę określonych wymogów, niezbędne jest przekazanie przez wykonawcę tłumaczenia środka dowodowego. Brak złożenia tego tłumaczenia oznacza, że odwołujący nie złożył przedmiotowego środka dowodowego i jego oferta jest niezgodna z warunkami zamówienia (…)”.
Czy można uzupełnić brakujące tłumaczenie?
Uzupełnienie brakującego tłumaczenia przedmiotowego środka dowodowego możliwe jest wyłącznie na wezwanie zamawiającego. Należy jednak zwrócić uwagę, że zamawiający powinien w dokumentach zamówienia przewidzieć możliwość wezwania do złożenia lub uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych. Jeżeli nie, wykonawca nie będzie mógł uzupełnić tłumaczenia przedmiotowego środka dowodowego.
Uzupełnienie brakującego tłumaczenia nie będzie również możliwe, jeżeli przedmiotowy środek dowodowy, którego tłumaczenie dotyczy, służy potwierdzeniu zgodności z cechami lub kryteriami określonymi w opisie kryteriów oceny ofert. W tym przypadku, przedmiotowy środek dowodowy stanowi treść oferty, a więc nie podlega uzupełnieniu. Wówczas uzupełnieniu nie podlega też tłumaczenie tego dokumentu.
Wykonawcy, którzy składają dokumenty w językach obcych, powinni więc zwrócić szczególną uwagę na wymagania zamawiającego w zakresie tłumaczeń. W przypadku ich braku ryzykują bowiem odrzuceniem oferty.
