Błędy w formularzach cenowych przygotowywanych przez zamawiających należą do częstych problemów pojawiających się w praktyce zamówień publicznych. Dotyczy to w szczególności błędnych formuł matematycznych w arkuszach kalkulacyjnych, które automatycznie wyliczają wartości pozycji lub cenę całkowitą oferty. Powstają wówczas pytania, czy wykonawca powinien samodzielnie ingerować w formularz? Jakie konsekwencje wywołuje złożenie oferty sporządzonej przy wykorzystaniu wadliwego wzoru udostępnionego przez zamawiającego?
Wykrycie błędu przed upływem terminu składania ofert
W sytuacji, gdy wykonawca dostrzega błąd w formularzu cenowym jeszcze przed upływem terminu składania ofert, powinien zwrócić się do zamawiającego o wyjaśnienie lub modyfikację dokumentacji postępowania. Zamawiający powinien natomiast na wniosek wykonawcy lub samodzielnie dokonać poprawy formularza w drodze zmiany Specyfikacji Warunków Zamówienia.
Błąd formularza a odrzucenie oferty lub unieważnienie postępowania
W orzecznictwie Krajowej Izby Odwoławczej wskazuje się, że wykonawca nie powinien ponosić negatywnych konsekwencji błędów tkwiących w dokumentach opracowanych przez zamawiającego. Sam fakt występowania wadliwej formuły matematycznej w formularzu cenowym co do zasady nie stanowi więc podstawy do odrzucenia oferty ani do unieważnienia postępowania.
Dotyczy to również sytuacji, w których część wykonawców samodzielnie poprawiła błędne formuły, a część posłużyła się formularzem w pierwotnym kształcie. Kluczowe znaczenie ma bowiem możliwość ustalenia rzeczywistej treści oferty oraz prawidłowego sposobu obliczenia ceny.
Taki błąd w formularzu nie będzie także – co do zasady – powodował konieczności unieważnienia postępowania z uwagi na to, że postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą uniemożliwiającą zawarcie niepodlegającej unieważnieniu umowy w sprawie zamówienia publicznego.
Poprawienie omyłki rachunkowej przez zamawiającego
Co do zasad, w sytuacji zastosowania błędnej formuły matematycznej w formularzu cenowym, zamawiający powinien dokonać poprawienia oczywistej omyłki rachunkowej na podstawie Pzp. W takich przypadkach poprawienie oferty nie prowadzi do zmiany jej merytorycznej treści, lecz służy odtworzeniu prawidłowego wyniku działań matematycznych zgodnego z rzeczywistym zamiarem wykonawcy.
Ocena konkretnego przypadku powinna jednak każdorazowo uwzględniać charakter błędu oraz możliwość jednoznacznego ustalenia prawidłowej ceny oferty.
Wnioski
Z perspektywy wykonawców kluczowe znaczenie ma dokładna weryfikacja formularzy udostępnianych przez zamawiającego jeszcze przed złożeniem oferty. Wykrycie błędu powinno skutkować skierowaniem pytania lub wniosku o zmianę dokumentacji.
Z kolei zamawiający powinni zachować ostrożność przy ocenie skutków wadliwie przygotowanych formularzy cenowych. Nie każdy błąd matematyczny uzasadnia odrzucenie ofert czy unieważnienie postępowania. W przypadku błędnie sformułowanych formuł przez zamawiającego, zasadą jest poprawienie omyłki rachunkowej w treści oferty, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek.
