Beneficjenci środków unijnych realizując projekty również udzielają zamówień. Zasady udzielania zamówień przez beneficjentów regulują wytyczne. Beneficjent nie może dowolnie wybrać wykonawcy i udzielić mu zamówienia.
Odpowiednie wytyczne przy udzielaniu zamówień stosują:
- beneficjenci prywatni,
- beneficjenci publiczni realizujący projekt w sytuacji, gdy – z uwagi na wartość zamówienia – do udzielenia zamówienia nie ma zastosowania prawo zamówień publicznych.
Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, obowiązujące na gruncie dotychczasowej perspektywy finansowej (na lata 2014 – 2020) przewidują dwie procedury udzielania zamówień. Właściwa procedura zależy od szacunkowej wartości udzielanego zamówienia. I tak:
- gdy szacunkowa wartość zamówienia wynoszącego od 20 tys. zł netto do 50 tys. zł netto, beneficjent miał obowiązek przeprowadzić rozeznanie rynku,
- gdy szacunkowa wartość zamówienia przekraczała 50 tys. zł netto beneficjent ma obowiązek zastosować procedurę zasady konkurencyjności.
Analogiczne wytyczne dla nowej perspektywy finansowej, tj. wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027, nie przewidują już konieczności przeprowadzania rozeznania rynku. Niezmiennie, jeżeli szacunkowa wartość zamówienia przekraczała 50 tys. zł netto beneficjent ma obowiązek zastosować zasadę konkurencyjności. Nie przewidziano jednak szczególnej procedury udzielania zamówień o wartości od 20 tys. zł netto do 50 tys. zł.
Tym samym, beneficjenci będą mieli obowiązek stosować szczególną procedurę udzielenia zamówienia w ramach projektu dopiero, gdy szacunkowa wartość zamówienia przekroczy 50 tys. zł netto. Nie oznacza to jednak, że poniżej tej kwoty zamówień można udzielać dowolnie. Każdy wydatek, aby został uznany za kwalifikowalny, musi zostać poniesiony w sposób przejrzysty, racjonalny i efektywny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Te ogólne zasady należy również stosować do zamówień, których wartość nie przekracza 50 tys. zł netto.
