Zamawiając na etapie przygotowania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego mierzą się z wieloma trudnościami. W szczególności problematyczne może być opracowanie opisu przedmiotu. Przygotowanie tego elementu nierzadko wymaga specjalistycznej wiedzy, która wykracza poza podstawową znajomość danej branży.
Wstępne konsultacje rynkowe to jeden ze sposobów pozyskiwania wiedzy dotyczącej przedmiotu zamówienia. Zasady przeprowadzenia konsultacji reguluje w art. 84 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych.
Cel wstępnych konsultacji rynkowych
Podstawowym celem wstępnych konsultacji rynkowych jest pozyskanie informacji potrzebnych do prawidłowego przygotowania postępowania przez zamawiającego.
Dzięki konsultacjom zamawiający może:
- uzyskać wiedzę potrzebną do przygotowanie opisu przedmiotu zamówienia, sprecyzowania warunków udziału w postępowaniu, czy kryteriów oceny ofert,
- zweryfikować własne potrzeby i wymagania oraz
- pozyskać istotne informacje o wartości szacunkowej zamówienia.
Z punktu widzenia wykonawców wstępne konsultacje rynkowe to:
- źródło informacji o planach i wymaganiach zamawiającego związanych z przygotowaniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
- możliwość zaprezentowania dostępnych rozwiązań technologicznych, a także
- poznanie w dużo szerszym niż zazwyczaj zakresie potrzeb zamawiającego związanych z konkretnym zamówieniem.
Procedura przeprowadzania wstępnych konsultacji rynkowych
Procedura przeprowadzania wstępnych konsultacji rynkowych jest odformalizowana.
Ustawa Prawo zamówień publicznych nakazuje zamawiającemu prowadzenie konsultacji w taki sposób, aby nie zostały naruszone kardynalne zasady prowadzenia postępowań tj. zasada konkurencyjności i równego traktowania wykonawców oraz zasada przejrzystości.
Warunkiem przeprowadzenia wstępnych konsultacji rynkowych jest ich ogłoszenie na stronie internetowej zamawiającego. W ogłoszeniu zamawiający powinien zawrzeć informacje o zamiarze przeprowadzenia wstępnych konsultacji rynkowych oraz ich przedmiocie. Dobrą praktyką będzie wskazanie zasad związanych ze zgłaszaniem wykonawców do udziału we wstępnych konsultacjach rynkowych oraz zasad ich prowadzenia.
Zamawiający mogą również przygotować regulamin wstępnych konsultacji rynkowych, w którym doprecyzują zasady ich prowadzenia i protokołowania.
Środki zapobiegające zakłóceniu konkurencji.
Ważnym aspektem związanym z prowadzeniem wstępnych konsultacji rynkowych jest podjęcie przez zamawiającego działań niepowodujących zakłócenia konkurencji i równego traktowania wykonawców.
W pierwszej kolejności zamawiający ma obowiązek zamieścić informację o przeprowadzeniu wstępnych konsultacji rynkowych w ogłoszeniu o zamówieniu. Ponadto informacja o przeprowadzonych konsultacjach oraz o podmiotach, które w nich uczestniczyły powinna się znaleźć w protokole postępowania.
Zamawiający ma obowiązek podjąć również inne działania prowadzące do poszanowania zasad nadrzędnych prowadzonego postępowania. W szczególności przekazać pozostałym wykonawcom istotne informacje, które przekazał lub uzyskał w związku z zaangażowaniem uczestników wstępnych konsultacji rynkowych w przygotowanie postępowania, oraz wyznacza odpowiedni termin na złożenie ofert. Ponadto wskazuje w protokole postępowania środki mające na celu zapobieżenie zakłóceniu konkurencji.
Podsumowanie
Właściwie przeprowadzone wstępne konsultacje rynkowe mogą uporządkować i ułatwić przebieg postępowania, pozwalając zamawiającemu na lepsze przygotowanie jego warunków i ograniczenie ryzyka niejasności lub nieadekwatnych wymagań. W konsekwencji mogą zwiększyć szanse na uzyskanie ofert odpowiadających rzeczywistym potrzebom zamawiającego, a tym samym ułatwić dokonanie trafnego wyboru, zwłaszcza w przypadku złożonych lub innowacyjnych zamówień.