Zasadą jest, że postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzone są przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Czasami zdarza się jednak, że korespondencja od zamawiającego trafia do folderu spam wykonawcy i pozostaje nieodczytana.
Komunikacja zamawiającego z wykonawcami odbywa się przy użyciu platformy zakupowej, bądź poczty elektronicznej. Zdarza się, że korespondencja przekazywana przez zamawiającego bądź powiadomienia o umieszczeniu nowej korespondencji na platformie trafiają do folderu spam. W praktyce może to prowadzić do braku odczytania informacji przez wykonawcę. Czy w takiej sytuacji korespondencję uznaje się za doręczoną prawidłowo? Kto ponosi ryzyko niezapoznania się z informacją przekazywaną przez zamawiającego?
Stanowisko KIO w sprawie doręczeń elektronicznych
O doręczeniach elektronicznych w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego wielokrotnie rozstrzygała KIO. Z wyroku z 14 października 2013 r., o sygn. akt: KIO 2323/13 wynika, że oświadczenie woli zamawiającego uznaje się za złożone skutecznie w chwili, w której wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej. Niedochowania staranności w sprawdzeniu folderu spam nie można ocenić jako brak realnej możliwości zapoznania się z oświadczeniem woli zamawiającego.
KIO staje na stanowisku, że już samo wysłanie wiadomości (przy braku komunikatu zwrotnego o błędzie) należy uznać za prawidłowe doręczenie. Po wprowadzeniu oświadczenia woli zamawiającego do środka komunikacji elektronicznej wykonawcy, ryzyko niezapoznania się z treścią tego oświadczenia, spoczywa na odbiorcy (wykonawcy).
Wykonawcy powinni więc zachować należytą staranność prowadząc korespondencję z zamawiającym. Przeoczenie w folderze spam wiadomości z wezwaniem zamawiającego do złożenia wyjaśnień w zakresie wyliczenia ceny ofertowej bądź do złożenia/uzupełnienia dokumentów pociąga za sobą poważne konsekwencje. W takiej sytuacji bowiem, oferta wykonawcy, który nie odpowiedział w wyznaczonym terminie na wezwanie zamawiającego, podlega odrzuceniu.
