W związku z trwającą wojną w Ukrainie pomocy uchodźcom udzielają również podmioty zobowiązane do stosowania przepisów Pzp. Ta krytyczna sytuacja wymaga zastosowania pilnych i nadzwyczajnych środków. Na podstawie obowiązujących przepisów zamawiający mogą udzielić zamówienia w jednym z trybów niekonkurencyjnych. To pozwali przyspieszyć udzielanie zamówień w związku z kryzysem humanitarnym.
Zamówienie z wolnej ręki
Zamawiający może w szczególności udzielić zamówienia po negocjacjach tylko z jednym wykonawcą. Zamawiający mogą udzielić zamówienia w niniejszym trybie jeżeli, ze względu na wyjątkową sytuację niewynikającą z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której nie mógł on przewidzieć, wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia, a nie można zachować terminów określonych dla innych trybów udzielenia zamówienia.
W tej uproszczonej procedurze zamawiający ma jedynie następujące obowiązki formalne:
- zaproszenie wybranego wykonawcy do negocjacji oraz przekazanie informacji niezbędnych do przeprowadzenia postępowania,
- zweryfikowanie obowiązkowych przesłanek wykluczenia wykonawcy,
- udokumentowaniu przebiegu postępowania m.in. poprzez sporządzenie protokołu postępowania,
- zawarcie pisemnej umowy z wykonawcą,
- opublikowanie ogłoszenia o wyniku postępowania w Biuletynie Zamówień Publicznych bądź przekazanie do publikacji Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej ogłoszenia o udzieleniu zamówienia. Ogłoszenie musi zawierać uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie zamówienia z wolnej ręki.
Co ważne, zamawiający nie ma obowiązku zawiadomienia Prezesa UZP o wszczęciu postępowania w trybie zamówienia z wolnej ręki.
Negocjacje bez głoszenia
Zamawiający może również negocjować warunki umowy w sprawie zamówienia publicznego z wybranymi przez siebie wykonawcami. Następnie zaprasza ich do składania ofert. Zamawiający mogą skorzystać z powyższej procedury jeżeli, ze względu na pilną potrzebę udzielenia zamówienia niewynikającą z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której wcześniej nie można było przewidzieć, nie można zachować terminów określonych dla przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego lub negocjacji z ogłoszeniem.
W tej uproszczonej procedurze zamawiający ma jedynie następujące obowiązki formalne:
- zaproszenie wybranych wykonawców do negocjacji,
- zaproszenie do składania ofert wykonawców, z którymi prowadził negocjacje i którzy pozostali w postępowaniu (nie wycofali się z udziału w postępowaniu w toku negocjacji),
- przekazanie SWZ wraz z zaproszeniem do składania ofert,
- badanie i ocena ofert oraz kwalifikacja podmiotowa wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona,
- dokonanie wyboru oferty najkorzystniejszej,
- udokumentowanie przebiegu postępowania m.in. poprzez sporządzenie protokołu postępowania,
- zawarcie pisemnej umowy z wykonawcą,
- opublikowanie ogłoszenia o wyniku postępowania w Biuletynie Zamówień Publicznych bądź przekazanie do publikacji Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej ogłoszenia o udzieleniu zamówienia, zawierającego uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia.
W niniejszym trybie również nie ma obowiązku zawiadomienia Prezesa UZP o wszczęciu postępowania.
Obowiązek uzasadnienia
Przed wyborem jednego z powyższych trybów każdorazowo należy rozważyć spełnianie wszystkich warunków ich zastosowania. Rekomendowanym rozwiązaniem jest sporządzenie możliwie szczegółowego uzasadnienia faktycznego i prawnego jeszcze przed wszczęciem postępowania. W obecnej sytuacji przy sporządzeniu takiego uzasadnienia pomocny może okazać się Komunikat Komisji Europejskiej do Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie zasad udzielania zamówień publicznych w związku z obecnym kryzysem azylowym (COM(2015) 454).
