Kto odpowiada za problemy techniczne przy elektronicznym składaniu ofert?

obowiązkowa wizja lokalna

W postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonych przy użyciu środków komunikacji elektronicznej często dochodzi do problemów technicznych, które uniemożliwiają wykonawcom skuteczne złożenie ofert. Brak możliwości złożenia oferty pozbawia wykonawcę szansy na uzyskanie zamówienia. Kto w takiej sytuacji ponosi odpowiedzialność za działanie platformy?

O odpowiedzialności za nieprawidłowe działanie narzędzi i urządzeń elektronicznych wielokrotnie rozstrzygała KIO. Z orzecznictwa KIO wynika, że za wadliwe działanie platformy zakupowej odpowiada zamawiający.

Obowiązkiem zamawiającego jest przede wszystkim zapewnienie, aby narzędzia i urządzenia wykorzystywane w postępowaniu do komunikacji z wykonawcami, nie ograniczały dostępu do postępowania o udzielenie zamówienia. Narzędzia udostępnione przez zamawiającego mają umożliwić wykonawcom dokonywanie wszelkich czynności niezbędnych do udziału w postępowaniu, w tym do złożenia oferty.

KIO w wyroku z dnia 4 marca 2019 r. o sygn. akt: KIO 268/19 wskazała, że „nadmierne utrudnienie, czy wręcz uniemożliwienie wykonawcy złożenia oferty, narusza istotę postępowania o udzielenie zamówienia publicznego i stanowi poważną wadę postępowania. Nie musi być to przy tym celowe działanie ze strony zamawiającego ani okoliczność od niego zależna – może wynikać właśnie z powodów technicznych, jak w niniejszej sprawie. Przy czym “kwestie techniczne” nie dotyczą jedynie awarii urządzenia, którym posługuje się zamawiający, lecz mogą także wynikać np. z przejściowych błędów oprogramowania, zbyt dużej liczby uczestników jednocześnie korzystających z platformy itp. Istotny jest tu efekt w postaci niemożności złożenia oferty“.

To zamawiający jako gospodarz postępowania, a nie operator platformy, ponosi odpowiedzialność za prawidłowy przebieg postępowania. Odpowiada więc za działanie infrastruktury informatycznej, przy pomocy której wykonawcy składają oferty w postępowaniu.

Unieważnienie postępowania

Brak możliwości złożenia oferty przez wykonawcę, ze względu na wadliwość działania systemu informatycznego, może stanowić podstawę do unieważnienia postępowania.

Brak możliwości złożenia oferty w wyniku problemów technicznych platformy, za pomocą której prowadzone jest postępowanie, może mieć wpływ na rezultat postępowania z uwagi na ograniczenie uczciwej konkurencji. Istnieje możliwość, że oferta wykonawcy, któremu system uniemożliwił jej złożenie, okazałaby się najkorzystniejsza. W takiej sytuacji, co do zasady, zachodzi konieczność unieważnienia postępowania.

Jeśli wykonawcy zależy na unieważnieniu postępowania musi wykazać, że niemożliwość złożenia oferty wynikała z przyczyn związanych z funkcjonowaniem platformy. To na wykonawcy spoczywa więc ciężar dowodu braku możliwości złożenia oferty. Wykonawca może jednak napotkać trudności dowodowe, ponieważ nie jest operatorem platformy i nie ma dostępu do historii jej działania. W tej sytuacji uprawdopodobnienie, że został bezpodstawnie pozbawiony możliwości złożenia oferty, należy uznać za wystarczające.

Orzecznictwo
  • Wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 14 stycznia 2019 r. (sygn. KIO 2671/18),
  • Wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 4 marca 2019 r. (sygn. KIO 268/19),
  • Wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 10 grudnia 2019 r. (sygn. KIO 2391/19),
  • Wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 14 stycznia 2020 r. (KIO sygn. 2603/19).