Ze względu na specyfikę przedmiotu zamówienia, zamawiający może umożliwić albo wymagać złożenia oferty dopiero po odbyciu wizji lokalnej. To samo dotyczy możliwości lub konieczności sprawdzenia przez wykonawcę dokumentów niezbędnych do realizacji zamówienia.
Wizja lokalna polega na oględzinach miejsca, gdzie przedmiot zamówienia będzie wykonywany. Obecnie obowiązujące przepisy znacznie szerzej regulują zasady wizji lokalnej.
Zamawiający może zastrzec fakultatywne bądź obligatoryjne odbycie wizji lokalnej lub zapoznanie się z dokumentami u zamawiającego. Postawienie takiego wymogu jest możliwe wyłącznie w wyjątkowych i koniecznych sytuacjach, które wynikają ze specyfiki przedmiotu zamówienia.
Jakie zapisy w SWZ?
Jeżeli zamawiający zdecyduje się na wizję lokalną, ma obowiązek ująć tą informację w SWZ, w sposób jak najbardziej precyzyjny. Poza stwierdzeniem, że odbycie wizji lokalnej jest możliwe bądź wymagane, konieczne jest też co najmniej wskazanie:
- terminów
- adresu jej przeprowadzenia.
Przy wyznaczaniu terminu składania ofert w takim reżimie, zamawiający ma obowiązek uwzględnić czas niezbędny do zapoznania się przez wykonawców z informacjami koniecznymi do przygotowania oferty. Co ważne terminy te muszą być dłuższe od ustawowych terminów minimalnych. Zarówno w odniesieniu do fakultatywnej, jak i obligatoryjnej wizji lokalnej, zamawiającego wiąże więc nakaz wyznaczenia dłuższego terminu składania ofert niż terminy minimalne określone w Pzp.
Należy pamiętać, że zorganizowanie wizji lokalnej nie zastępuje opisu przedmiotu zamówienia. Odbycie wizji lokalnej ma stanowić jedynie źródło dodatkowych informacji, które uzupełnią wiedzę wykonawców o warunkach zamówienia. Aktywny udział wykonawców w pozyskiwaniu informacji o przedmiocie zamówienia może się okazać pomocny, czy nawet niezbędny, do prawidłowego sporządzenia oferty i oszacowania ceny.
Obecnie obowiązująca ustawa wprowadza ponadto nową przesłankę odrzucenia oferty. W przypadku, gdy zamawiający wymagał w dokumentach zamówienia odbycia wizji lokalnej lub sprawdzenia dokumentów niezbędnych do realizacji zamówienia dostępnych na miejscu u zamawiającego, a wykonawca złożył ofertę bez spełnienia tych wymogów, zamawiający taką ofertę odrzuca. Wykonawcy muszą więc pamiętać, że niedopełnienie wymogu odbycia obligatoryjnej wizji lokalnej stanowi podstawę do odrzucenia oferty.