Elektronizacja zamówień publicznych nadal sprawia wiele problemów uczestnikom rynku zamówień publicznych. Na gruncie nowych postępowań, częstym błędem wykonawców stało się wskazanie nieprawidłowego identyfikatora postępowania w toku składania oferty za pośrednictwem miniPortalu. W praktyce wykonawcy zamiast identyfikatora postępowania na miniPortalu wskazują numer postępowania generowany przez Platformę e-Zamówienia. W konsekwencji czego, odszyfrowanie oferty przez zamawiającego staje się niemożliwe.
Platforma e-Zamówienia, a miniPortal
Obecnie Platforma e-Zamówienia umożliwia tworzenie i publikowanie ogłoszeń w Biuletynie Zamówień Publicznych. Rejestracja postępowania na Platformie ma charakter wyłącznie techniczny. Nie jest jeszcze możliwe prowadzenie postępowania przy użyciu komunikacji elektronicznej za pomocą Platformy e-Zamówienia.
Obsługę komunikacji elektronicznej (w tym składanie ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu) zapewnia nadal miniPortal. Jest to rozwiązanie tymczasowe, mające funkcjonować do czasu uruchomienia w pełni Platformy e-Zamówienia.
Dlatego też, oprócz rejestracji postępowania na Platformie e-Zamówienia, należy zarejestrować postępowanie także na miniPortalu.
Dwa różne identyfikatory postępowania
Ogłoszenia o zamówieniach zamieszczane w Biuletynie Zamówień Publicznych, niezależnie od trybu udzielenia zamówienia, jako podstawowe informacje zawierają m.in.:
- identyfikator postępowania (nadawany automatycznie przez system) oraz
- numer ogłoszenia w BZP (nadawany automatycznie przez system).
Identyfikator postępowania zawarty w Sekcji II ogłoszenia o zamówieniu to numer generowany przez Platformę e-Zamówienia. Identyfikator postępowania na Platformie e-Zamówienia, rozpoczyna się od liter OCDS… i ma 42 znaki. Numer ten służy wyłącznie do działań prowadzonych na Platformie.
Natomiast identyfikator postępowania na miniPortalu to 32-znakowy numer identyfikacyjny postępowania generowany przez miniPortal.
ID Postępowania na miniPortalu i Identyfikator postępowania na Platformie e-Zamówienia to dwa różne identyfikatory generowane automatycznie przez system każdej z platform indywidualnie. Numery te generowane są niezależnie od siebie. Dlatego też identyfikator postępowania wynikający z Sekcji II ogłoszenia o zamówieniu nie będzie tożsamy z ID Postępowania na miniPortalu. Powyższe niejednokrotnie zmyliło wykonawców.
Wykonawcy składając oferty oraz wnioski za pośrednictwem miniPortalu powinni posługiwać się wyłącznie numerem ID Postępowania na miniPortalu.
Podanie błędnego identyfikatora
Błędne podanie ID postępowania umożliwia zaszyfrowanie oferty przez wykonawcę, lecz skutkuje niemożliwością odszyfrowania i otwarcia oferty przez zamawiającego. Taki błąd klasyfikowany jest jak błąd wykonawcy i skutkuje odrzuceniem oferty.
Na co wykonawcy powinni zwrócić uwagę?
Błędne podanie identyfikatora postępowania spowodowane jest często wyborem samego wykonawcy w zakresie sposobu identyfikacji postępowania. Wykonawca składając ofertę za pośrednictwem miniPortalu w formularzu do złożenia oferty wybiera rodzaj identyfikatora postępowania. Identyfikatorami postępowania są numery:
- ogłoszenia TED,
- ogłoszenia BZP,
- postępowania (wewnętrzny numer zamawiającego dla postępowania bez ogłoszenia w TED lub BZP).
Przy wyborze opcji nr 1 i 2, po uzupełnieniu właściwego numeru ogłoszenia, pola dotyczące danych postępowania oraz zamawiającego uzupełniają się automatycznie bez możliwości ich edycji. Wówczas następuje również automatyczne przypisanie numeru identyfikatora postępowania w dalszych sekcjach formularza. W tym przypadku trudniej więc o błąd w podaniu złego identyfikatora postępowania.
Wykonawcy często wybierają identyfikację postępowania za pomocą opcji nr 3. W tym przypadku wykonawca sam wpisuje identyfikator postępowania. Wykonawcy powinni więc w tym przypadku precyzyjnie przekopiować odpowiedni identyfikator postępowania. Przy wyborze tej opcji, dane postępowania nie są automatycznie zaciągnięte do formularza i wykonawca wypełnia je własnoręcznie, przez co łatwiej o pomyłkę.