Wadliwe tłumaczenie dokumentów i jego konsekwencje w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego

Wadliwe tłumaczenie dokumentów i jego konsekwencje w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego

Sztuka precyzyjnego tłumaczenia dokumentów wymaga nie lada kompetencji językowych. W toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wykonawcy mogą składać dokumenty tłumaczone samodzielnie. Co jednak stanie się jeśli tłumaczenie będzie wadliwe? Czy w takiej sytuacji zamawiający może wyciągnąć negatywne konsekwencje w stosunku do wykonawcy?

Zamawiający nie ma obowiązku samodzielnego badania prawidłowości tłumaczenia dokumentów złożonych przez wykonawcę. Jednak w przypadku, gdy zauważy, że przedłożony dokument w języku obcym i tłumaczenie różnią się w zakresie treści, a treść tłumaczenia odbiega od informacji wynikających z oryginału w taki sposób, że może mieć to wpływ na wynik postępowania, nie powinien pozostać bierny. To, czy zamawiający może wyciągnąć negatywne konsekwencje w stosunku do wykonawcy, który złożył wadliwe tłumaczenie dokumentu, oraz jakiego rodzaju mogą to być konsekwencje, każdorazowo zależy od okoliczności danej sprawy.

Jeżeli dojdzie do rozbieżności między oryginałem a tłumaczeniem przedłożonym przez wykonawcę, kluczowym jest rozstrzygnięcie, czy zakres rozbieżności jest istotny. Ważne jest, czy niespójność odnosi się do informacji podlegających ocenie zmawiającego, czy też nie jest bezpośrednio związana z wymogami zamawiającego. Przepisy nie precyzują wprost co zamawiający powinien zrobić, gdy dojdzie do wniosku, że tłumaczenie dokumentu jest wadliwe. W celu ustalenia, jakie czynności powinien podjąć zamawiający, należy sięgnąć do orzecznictwa KIO.

Wyższość oryginału nad tłumaczeniem

W wyroku z 30 stycznia 2019 r., o sygnaturze akt KIO 44/19, Izba rozstrzygnęła spór w sprawie użycia angielskiego zwrotu „any” oraz jego tłumaczenia w gwarancji wadialnej przedłożonej przez wykonawcę.

W podjętym rozstrzygnięciu Izba przyznała, że zamawiający ustalając zakres gwarancji wadialnej ujęty w treści dokumentu, nie ma obowiązku posiłkować się jego oryginalną wersją językową. Wykonawca natomiast, jako podmiot profesjonalny, zobligowany jest do zweryfikowania czy składane w postępowaniu dokumenty odpowiadają wymaganiom zamawiającego. Za ewentualne błędy tłumaczenia odpowiedzialność ponosi wykonawca.

Z drugiej strony Izba uznała, że to oryginał dokumentu wadialnego jest podstawą wypłaty wadium. Zamawiający zatem dochodząc jego zapłaty nie posługiwałby się tłumaczeniem lecz oryginałem gwarancji bankowej. Jeżeli więc złożony wraz z ofertą dokument źródłowy jest prawidłowy, to zamawiający może skutecznie dochodzić od gwaranta zapłaty świadczenia. Sama treść tłumaczenia pozostaje dla oceny skuteczności tego roszczenia całkowicie nieistotna. Uznanie za zasadne odrzucenie oferty wykonawcy wyłącznie z uwagi na nieprawidłowe tłumaczenie jest zatem niedopuszczalne. Doszłoby bowiem do sytuacji, w której odrzucona zostałaby oferta prawidłowo zabezpieczona wadium.

Wątpliwości wynikające z tłumaczenia dokumentu pociągnęły za sobą dalsze konsekwencje. Izba uznała, że zasadnym jest ustalenie, czy aby wersja oryginalna dokumentu nie budzi wątpliwości interpretacyjnych.

W wyniku postępowania Izba przyjęła, że także oryginał przedmiotowej gwarancji nie obejmuje w pełni wszystkich wymaganych przepisami przesłanek. W tym wypadku odrzucenie oferty przez zamawiającego było więc zasadne.

Natomiast w wyroku z 31 lipca 2012 r., o sygnaturze sprawy KIO 1507/12, Izba uznała, że zamawiający nie może wyciągać negatywnych konsekwencji wobec wykonawcy z uwagi na niejasności wynikające z tłumaczenia gwarancji wadialnej, jeśli mimo wszystko wadium zostało wniesione prawidłowo. Tłumaczenie dokumentu gwarancji wadialnej posiada jedynie walor dowodowy, co do rzeczywistej treści gwarancji wadialnej. Nie jest jednak podstawą do ewentualnego dochodzenia w przyszłości roszczeń przez zamawiającego.

Jak wynika z przytoczonych wyroków, zamawiający nie ma obowiązku badania treści oryginału dokumentu. Jednak w sytuacji, gdy dostrzeże sprzeczności w obu dokumentach, może skutecznie odrzucić ofertę wykonawcy. W przypadku gwarancji wadialnej istotnym jest, czy wadium zostało wniesione prawidłowo, a tłumaczenie dokumentu ma wyłącznie charakter wtórny. Błąd w treści tłumaczenia, przy prawidłowym wniesieniu wadium, nie może skutkować negatywnymi konsekwencjami dla wykonawcy.

Różnica w znaczeniu użytych pojęć

W wyroku z 22 września 2017 r., o sygnaturze akt KIO 1827/17, Izba rozstrzygnęła spór w zakresie różnicy znaczeniowej użytych pojęć. Sprawa dotyczyła tłumaczenia w przedłożonym dokumencie sformułowania „financial capacity” jako „zdolność kredytowa”. Izba uznała, że na podstawie powszechnie dostępnych źródeł polsko i anglojęzycznych, istotnie „financial capacity” oznacza zdolność finansową. Znaczenie tego zwrotu jest jednak bardzo szerokie. Może być rozumiane jako możliwość finansowania określonych potrzeb lub ogólnie wypłacalność, zdolność do regulowania należności itp. Nie jest to jednak pojęcie oznaczające zdolność kredytową. W tym przypadku używa się bardziej precyzyjnych określeń, z reguły z elementem słowa „credit”, tj. „creditworthiness”, „debt carrying capacity” albo „credit standing”.

Na podstawie analizy językowej Izba stwierdziła, że wykonawca w niewystarczający sposób, tj. niezgodnie z wymogami wskazanymi w dokumentach postępowania, potwierdził jego zdolność finansową w postaci posiadania określonych środków pieniężnych lub zdolności kredytowej. W konsekwencji dokument przedstawiony przez wykonawcę nie potwierdzał jego zdolności finansowej w zakresie wymaganym postanowieniami specyfikacji istotnych warunków zamówienia.

Mimo wszystko, zdaniem Izby, powyższe nie powinno skutkować wykluczeniem wykonawcy z postępowania. Izba uznała, że w sprawie zachodzą przesłanki zastosowania wobec tego wykonawcy procedury złożenia, uzupełnienia lub poprawienia dokumentu bądź do udzielania wyjaśnień.

Niespójność tłumaczenia

Kolejny wyrok KIO z 9 września 2008 r., o sygn. akt KIO/UZP 889/08, dotyczył niespójności tłumaczenia z oryginałem. W przedmiotowej sprawie Izba uznała, że zamawiający ma prawo oprzeć się na tłumaczeniu dokumentu, mimo że jest niespójny z oryginałem. Fakt, iż tłumaczenie referencji, które sporządził wykonawca nie było w pełni spójne z angielską wersją dokumentu, nie wpłynęło jednak na ocenę spełniania przez wykonawcę warunku doświadczenia. Jeżeli błędy w tłumaczeniu dotyczą nieistotnych informacji, zamawiający nie ma podstaw do negowania przedstawionego dokumentu jako nieprawidłowo przetłumaczonego.

Jakie działania powinien podjąć zamawiający?

W wyniku analizy powyższych orzeczeń należy przyjąć, że działania podejmowane przez zamawiającego w związku z ustaleniem błędu w tłumaczeniu dokumentu, każdorazowo powinna poprzedzać dokładna analiza okoliczności danej sprawy.

Kwestionując poprawność sposobu przetłumaczenia dokumentu, czy też danych sformułowań w nich zawartych, zamawiający powinien skierować do wykonawcy odpowiednie pismo wskazujące na wątpliwości czy nieprawidłowości co do tłumaczenia.

Niewątpliwie należy zweryfikować istotność błędu, jego wpływ na wynik postępowania, oraz jego pochodzenie. W zależności od rodzaju dokumentu, którego tłumaczenie dotyczy, gdy zaistnieją odpowiednie ku temu przesłanki, zamawiający powinien podjąć działanie polegające na:

  • wyjaśnieniu wątpliwości wynikających z oryginału dokumentu oraz jego tłumaczenia,
  • wezwaniu do złożenia, uzupełnienia lub poprawienia dokumentu, bądź
  • odrzucenia oferty.

Jeżeli błędy w tłumaczeniu dotyczą informacji nieistotnych dla procesu weryfikacji wykonawcy bądź treści złożonej oferty, zamawiający nie ma podstaw do negowania przedstawionego dokumentu jako nieprawidłowo przetłumaczonego.

Natomiast w przypadku informacji istotnych, zamawiający powinien rozważyć istotę i cel sformułowań zawartych w oryginale dokumentu oraz sposób w jaki należy je interpretować zgodnie z oryginałem. W celu rozwiania wątpliwości za prawidłowe należałoby uznać podjęcie procedury wyjaśniającej, o ile przepisy na to zezwalają.

Jeżeli założenia w dokumencie oryginalnym są prawidłowe i spełniają warunki zamawiającego – nie należy wyciągać wobec wykonawcy negatywnych konsekwencji. Jeżeli jednak tłumaczenie potwierdza błędne założenia przyjęte w dokumencie oryginalnym zamawiający powinien podjąć odpowiednie kroki zgodne z przepisami. W zależności od spełnionych przesłanek może żądać złożenia, uzupełnienia lub poprawienia dokumentu czy też odrzucenia oferty wykonawcy.

Więcej na temat przedkładania dokumentów w języku obcym i ich tłumaczenia pisaliśmy tu: